4 مرحله از چرخه زندگی مدیریت پروژه

این که آیا شما در حال کار بر روی یک پروژه کوچک با اهداف تجاری متوسط یا یک ابتکار بزرگ و چند منظوره با پیامدهای گسترده شرکت هستید ، درک چرخه زندگی مدیریت پروژه ضروری است.

چهار مرحله از چرخه عمر مدیریت پروژه را بیاموزید تا پروژه خود را سازمان یافته و در مسیر بسته شدن تا بسته نگه دارید.

بررسی اجمالی چرخه عمر مدیریت پروژه

چرخه زندگی مدیریت پروژه فرآیندهای سطح بالا را برای ارائه یک پروژه موفق توصیف می کند.

با مدیریت مؤثر پروژه می توان از پول و منابع تلف شده جلوگیری کرد ، زیرا بیش از نیمی از پروژه های ناموفق به دلیل خرابی ارتباطات شکست می خورند. در مراحل چرخه زندگی مدیریت پروژه ، شما ایده یک پروژه را ارائه می دهید ، اهداف آن را تعریف می کنید ، برای اجرای آن برنامه ریزی می کنید و آن را به اتمام می رساند.

4 مرحله از چرخه زندگی مدیریت پروژه

چرخه زندگی مدیریت پروژه معمولاً به چهار مرحله تقسیم می شود: شروع ، برنامه ریزی ، اجرای و بسته شدن. این مراحل مسیری را تشکیل می دهد که از ابتدا تا انتها پروژه شما را طی می کند.

توجه: برخی از روشها همچنین شامل یک مرحله پنجم - کنترل یا نظارت - اما برای اهداف ما ، این مرحله تحت مراحل اجرای و بسته شدن قرار دارد.

1. شروع

اول ، شما باید یک نیاز تجاری ، مشکل یا فرصت و روش های طوفان مغزی را شناسایی کنید که تیم شما بتواند این نیاز را برآورده کند ، این مشکل را حل کند یا این فرصت را به دست بگیرد. در طی این مرحله ، شما یک هدف را برای پروژه خود می فهمید ، تعیین کنید که آیا این پروژه امکان پذیر است و تحویل های اصلی پروژه را شناسایی می کنید.

مراحل مدیریت پروژه برای مرحله شروع

مراحل مرحله شروع پروژه ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• انجام یک مطالعه امکان سنجی: مشکل اصلی پروژه شما را حل خواهد کرد و اینکه آیا پروژه شما راه حلی برای آن مشکل ارائه می دهد: عمق و وسعت پروژه را تعریف کنید
• شناسایی تحویل: محصول یا خدمات را برای ارائه تعریف کنید: بفهمید که پروژه چه کسی را تحت تأثیر قرار می دهد و نیازهای آنها چه می تواند باشد
• تهیه یک مورد تجاری: از معیارهای فوق برای مقایسه هزینه ها و مزایای بالقوه پروژه استفاده کنید تا مشخص شود که آیا به جلو حرکت می کند
• تهیه بیانیه کار: اهداف ، دامنه و تحویل پروژه را که قبلاً به عنوان یک توافق کاری بین صاحب پروژه و کسانی که روی این پروژه کار می کنند ، شناسایی کرده اید ، مستند کنید

2. برنامه ریزی

پس از تصویب این پروژه برای پیشروی بر اساس پرونده تجاری ، بیانیه کار یا سند شروع پروژه ، به مرحله برنامه ریزی منتقل می شوید.

در طی این مرحله از چرخه زندگی مدیریت پروژه ، شما پروژه بزرگتر را به کارهای کوچکتر تقسیم می کنید ، تیم خود را می سازید و برنامه ای را برای تکمیل تکالیف تهیه می کنید. اهداف کوچکتر را در پروژه بزرگتر ایجاد کنید ، و اطمینان حاصل کنید که هر یک در یک بازه زمانی قابل دستیابی است. اهداف کوچکتر باید پتانسیل بالایی برای موفقیت داشته باشند.

مراحل مدیریت پروژه برای مرحله برنامه ریزی

مراحل مرحله برنامه ریزی پروژه ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• ایجاد یک برنامه پروژه: جدول زمانی پروژه ، از جمله مراحل پروژه ، وظایف انجام شده و محدودیت های احتمالی را شناسایی کنید
• ایجاد نمودارهای گردش کار: فرآیندهای خود را با استفاده از Swimlanes تجسم کنید تا اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم نقش خود را در یک پروژه و ایجاد یک برنامه مالی به وضوح درک می کنند: از تخمین های هزینه استفاده کنید تا تعیین کنید که چقدر هزینه برای پروژه برای به دست آوردن حداکثر بازده سرمایه گذاری است.
• جمع آوری منابع: تیم کاربردی خود را از استخرهای استعدادی داخلی و خارجی بسازید در حالی که اطمینان حاصل کنید که همه از ابزارهای لازم (نرم افزار ، سخت افزار و غیره) برای تکمیل وظایف و موانع با کیفیت بالقوه خود برخوردار هستند: مواردی را که ممکن است باعث شود پروژه شما هنگام برنامه ریزی متوقف شود ، شناسایی کنیدآن خطرات را کاهش داده و کیفیت و جدول زمانی پروژه را حفظ کنید
• برگزاری یک جلسه شروع پروژه: تیم خود را در هیئت مدیره بیاورید و پروژه را ترسیم کنید تا آنها بتوانند به سرعت کار کنند

با نقشه برداری از تمام مراحل و مسئولیت های فرآیند در این الگوی نمودار گردش کار شروع کنید.

3. اعدام

شما تصویب تجارت را دریافت کرده اید ، یک برنامه تهیه کرده اید و تیم خود را ساخته اید. اکنون وقت آن رسیده است که کار کنیم. مرحله اعدام برنامه شما را به عمل تبدیل می کند. کار مدیر پروژه در این مرحله از چرخه زندگی مدیریت پروژه این است که کار را در مسیر خود نگه دارید ، اعضای تیم را سازماندهی کنید ، زمان بندی را مدیریت کنید و اطمینان حاصل کنید که کار طبق برنامه اصلی انجام شده است.

مراحل مدیریت پروژه برای مرحله اجرا

مراحل مرحله اجرای پروژه ممکن است موارد زیر را شامل شود:

• ایجاد وظایف و سازماندهی گردش کار: جنبه های دانه ای پروژه ها را به اعضای تیم مناسب اختصاص دهید ، اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم بیش از حد کار نمی کنند
• اعضای تیم توجیهی در مورد وظایف: وظایف را برای اعضای تیم توضیح دهید ، راهنمایی های لازم را در مورد نحوه تکمیل آنها ارائه دهید و در صورت لزوم آموزش مربوط به فرآیند را برگزار کنید
• برقراری ارتباط با اعضای تیم ، مشتری و مدیریت عالی: به روزرسانی هایی را برای ذینفعان پروژه در همه سطوح ارائه دهید
• نظارت بر کیفیت کار: اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم برای انجام وظایف اهداف زمان و کیفیت خود را برآورده می کنند
• مدیریت بودجه: نظارت بر هزینه و نگه داشتن پروژه از نظر دارایی و منابع

اگر یک فرآیند مستند درست در حال حاضر وجود داشته باشید ، اجرای پروژه بسیار آسان تر خواهد بود.

بسته به روش مدیریت پروژه که دنبال می کنید ، بسیاری از ابزارهای بصری وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید تا ببینید کدام یک از تحویل ها به اتمام رسیده اند ، اطمینان حاصل می کنند که پروژه شما در مسیر باقی مانده است. برای کمک به سازماندهی مدیریت پروژه خود از الگوهای ردیابی پروژه ما استفاده کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر ، بر روی الگوهای نمودار Kanban و Gantt نمودار زیر کلیک کنید.

مثال صفحه Scrum (برای تغییر آنلاین بر روی تصویر کلیک کنید) نمودار نمودار Gantt با نوار پیشرفت (برای تغییر آنلاین بر روی تصویر کلیک کنید)

4. بسته شدن

پس از اتمام کار در یک پروژه ، وارد مرحله بسته شدن می شوید. در مرحله بسته شدن ، شما تحویل های نهایی را ارائه می دهید ، منابع پروژه را رها می کنید و موفقیت پروژه را تعیین می کنید. فقط به این دلیل که کار اصلی پروژه به پایان رسیده است ، این بدان معنا نیست که کار مدیر پروژه انجام شده است - هنوز هم کارهای مهمی انجام شده است ، از جمله ارزیابی آنچه انجام داد و با پروژه کار نکرد.

مراحل مدیریت پروژه برای مرحله بسته شدن

مراحل مرحله بسته شدن پروژه ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• تجزیه و تحلیل عملکرد پروژه: تعیین کنید که آیا اهداف پروژه برآورده شده است (وظایف تکمیل شده ، به موقع و بودجه) و مشکل اولیه با استفاده از یک لیست چک آماده حل شده است.
• تجزیه و تحلیل عملکرد تیم: ارزیابی کنید که چگونه اعضای تیم عملکرد خود را انجام داده اند ، از جمله اینکه آیا آنها اهداف خود را به همراه به موقع و کیفیت کار برآورده می کنند
• مستند سازی بسته شدن پروژه: اطمینان حاصل کنید که تمام جنبه های این پروژه بدون پایان یافتن پایان باقی مانده و ارائه گزارش به ذینفعان کلیدی تکمیل شده است
• انجام بررسی های پس از اجرا: با در نظر گرفتن دروس آموخته شده برای پروژه های مشابه در آینده ، تجزیه و تحلیل نهایی پروژه را انجام دهید
• حسابداری برای بودجه استفاده شده و بلااستفاده: منابع باقی مانده را برای پروژه های آینده اختصاص دهید

با باقی ماندن کار حتی اگر کار پروژه به پایان رسیده باشد ، شما آماده خواهید بود که هر آنچه را که آموخته اید انجام دهید و آن را برای پروژه بعدی خود پیاده سازی کنید.