ایجاد یک حساب فرعی در مبادله Coinx

قبل از خواندن استاندارد در نمودار حساب ها - RC ، org & Account مفید است که بخش های زیر را برای به دست آوردن اطلاعات بنیادی بررسی کنید:

مقدمه

این استاندارد در مورد ویژگی های نمودار حساب ها از جمله کدهای مرکز مسئولیت (RC) ، کدهای سازمان (ORG) و حساب ها ، و چگونگی تأثیر آنها در حسابداری و گزارشگری مالی در دانشگاه ایندیانا بحث می کند. اطلاعات ارائه شده در زیر درک کلی از کدهای RC ، کدهای org و حساب های موجود و زیر حساب های موجود در IU را طی می کند. هدف این سند ارائه یک نمای کلی از این ویژگی های نمودار است. عملکرد و استفاده مناسب از کدها و حساب ها در بخش های دیگر کتاب استانداردهای حسابداری IU مورد بحث قرار خواهد گرفت.

معرفی

دانشگاه ایندیانا یک موسسه چند میلیارد دلاری با یک سیستم گزارشگری مالی پیچیده و متنوع است. نمودار ساختار حساب ها به طور گسترده برای تأمین نیازهای گزارشگری داخلی و خارجی استفاده می شود. این دستگاه وسیله ای برای ردیابی و بررسی داده های معامله ای برای اطمینان از رعایت مالی با استانداردهای گزارش دهی ، پیروی از بودجه و گزارش های دقیق مالی فراهم می کند. با ایجاد یک نمودار از ساختار حساب ها ، کاربر روش های مختلفی برای خلاصه کردن داده های مالی اعم از سطح بالا در سطح مرکز مسئولیت تا پایین ترین سطح زیر حساب های زیر در یک واحد ارائه می شود.

مراکز مسئولیت واحدهایی در سلسله مراتب پردیس هستند که مدیریت اجرایی آن را به مقامات مدیریت واگذار کرده است. برای واحدهای دانشگاهی ، یک مرکز مسئولیت به طور کلی با یک کالج یا مدرسه مطابقت دارد. برای واحدهای اداری ، یک مرکز مسئولیت مجموعه ای از سازمان های خدمات پشتیبانی مرتبط است. هر مرکز مسئولیت منحصر به فرد است و ساختار سازمانی خاص خود را دارد. سازمان ها مجموعه ای از حساب ها و/یا سازمان های دیگر هستند که سلسله مراتبی را تشکیل می دهند و از دانشگاه به طور کلی در بالا شروع می شوند و از طریق دانشگاه ها ، مدارس و بخش ها حرکت می کنند. هر سازمان به سازمان دیگری گزارش می دهد که سپس به یک مرکز مسئولیت گزارش می دهد. شماره حساب داده های مالی و معاملات را در IU برای یک فعالیت واحد سازماندهی و فهرست بندی می کند. کلیه معاملات مالی باید دارای شماره حساب ، کد شی و مبلغ دلار باشد.

این ویژگی ها پایه و اساس مدیریت را در همه سطوح فراهم می کند تا گزارش و تحلیل مالی داخلی و خارجی را تسهیل کند. استفاده از RC ، orgs ، حساب ها و زیر حساب ها در نمودار حساب های IU به کاربران مالی امکان می دهد تا از نظر داخلی و خارجی به راحتی بهزیستی مالی موسسه را به طور کلی به یک سطح حساب گرانول تر ارزیابی کنند ، همانطور که در آن نشان داده شده است. سلسله مراتب در بالا. کاربران می توانند سطح مناسب مورد نیاز برای تجزیه و تحلیل و گزارش داده های مالی را تعیین کنند. این امر به کاربران امکان می دهد ثبات مالی نهاد خود را که مربوط به گزارشگری داخلی و خارجی و انطباق است ، بهتر درک کنند.

بخش اهمیت و تأثیر

IU یک سازمان بزرگ و در حال تحول با بسیاری از پیچیدگی های حسابداری است ، به همین دلیل نمودار حساب ها برای گزارش های دقیق و شفاف بسیار مهم است. این سلسله مراتب گزارشگری ابزاری مهم است که برای تعیین تخصیص مناسب و استفاده از وجوه از واحدها و همچنین برای اهداف برنامه ریزی و بودجه استفاده می شود. این ویژگی ها از رعایت استانداردهای گزارش دهی قابل اجرا ، پیروی از بودجه های اختصاص یافته و سرپرستی منابع IU اطمینان می دهند. طبقه بندی داده های مالی همچنین به کاربران امکان می دهد ماهیت فعالیت را با یک نگاه درک کنند. علاوه بر این ، با گروه بندی داده های مالی در سطوح مختلف سازمانی ، کاربران می توانند به طور دقیق سلامت مالی دانشگاه را تضمین می کنند که از یکپارچگی مالی بیشتر اطمینان حاصل می کند.

سرانجام ، این ویژگی ها در تحقیقات مالی خارجی ، حمایت مالی ، کمک های مالی و گزارش های مالیاتی از جمله دیگر مهم است. به عنوان مثال ، طبقه بندی نامناسب معاملات مالی IU بر گزارشگری و پرونده های مالیاتی تأثیر می گذارد و منجر به جریمه های احتمالی ، یافته های حسابرسی و بودجه آینده می شود. گزارش صحیح توسط مدیریت اجرایی برای تصمیم گیری های مهم در مورد سلامت مالی واحدهای جداگانه متکی است.

سلسله مراتب سازمانی مرکز مسئولیت دانشگاه ایندیانا

کدهای مرکز مسئولیت

مراکز مسئولیت نماینده دانشکده های مختلف یا مراکز اداری در دانشگاه است. هر مرکز مسئولیت مختص نمودار کد حساب ها در دانشگاه است. در حالی که بیش از 100 کد مرکز مسئولیت در ترکیب با کدهای نمودار وجود دارد ، برخی از نمونه های کدهای RC در زیر ذکر شده است.

هر مرکز مسئولیت دارای یک کد شناسایی (04-ARTS & SCIENCES) و توضیحات (ARSC-Arts & Science) است که در آن زمان با سازمان ها همراه است تا نشان دهد مسئولیت آن سازمان در کجا ساکن است. در حالی که RC یک ویژگی یک حساب کاربری است ، کد سازمان (ORG) یک ویژگی مهم RC است. اگر RC با یک سازمان همراه باشد ، با "R" به عنوان آخرین نامه کد org (یعنی ناهار خوری کتابخانه اصلی-BA-MNDR) مشخص می شود. برای جزئیات کامل در مورد کدهای مرکز مسئولیت موجود در IU ، به لیست کد مرکز مسئولیت مراجعه کنید.

در یک مرکز مسئولیت ، ساختار سازمانی می تواند در عمق بسیاری باشد. گزارش ها را می توان در سطح مرکز مسئولیت برای یک مرور کلی مالی سطح بالا اجرا کرد.

کدهای سازمانی

کدهای سازمان واحدها را در بسیاری از سطوح مختلف در دانشگاه تعریف می کنند و به کاربران این امکان را می دهند تا بیشتر از آن استفاده کنند تا اطلاعات مالی دقیق تری پیدا کنند. آنها مجموعه ای از حساب ها یا مجموعه ای از سازمان های دیگر هستند که به عنوان سازمان های فرعی شناخته می شوند. نمودار زیر نمونه ای از دفتر کنترل کننده دانشگاه است که در سلسله مراتب سازمانی ارائه شده است.

از نظر ساختاری ، کدهای سازمان می تواند شامل همه گروه های صندوق و حداکثر چهار شخصیت الفبایی (یعنی CTRL) باشد ، اما ممکن است کمتر باشد. صدها کد سازمان در دانشگاه وجود دارد. چند نمونه در زیر ذکر شده است.

• Bown - مرکز تحقیقات بوون
• RCOM - انطباق تحقیق
• rel - مطالعات دینی
• Wedr - ناهار خوری کتابخانه ولز

برای جزئیات کامل در مورد کدهای سازمان موجود در IU ، به لیست کد سازمان مراجعه کنید.

به طور کلی ، یک سازمان ممکن است هر یک از ویژگی های زیر را داشته باشد:

• نمودار حساب
• مرکز مسئولیت
• محوطه دانشگاه
• بخش
• HRMS

   

شماره حساب

شماره حساب شناسه ای برای استخر اختصاصی وجوه است که یک فعالیت یا هدف خاص را نشان می دهد. حساب ها اطلاعات مربوط به معاملات مالی را ذخیره می کنند. آنها هدف و چه کسی در حال انجام معامله هستند. تمام حساب های IU خود متعادل هستند و شامل هر دو کدهای شیء ترازنامه و درآمدها هستند. حساب ها هفت رقم ، منحصر به فرد و نمودار خاص هستند. برخی از حساب ها تاریخ شروع و پایان خاصی مانند حساب های کمک هزینه دارند. حساب های دیگر برای زمان نامحدود مانند حساب صندوق عمومی بخش وجود دارد. تعداد حساب در گروه های صندوق سازماندهی می شود ، که بیشتر به گروه های فرعی تقسیم می شوند. گروه های صندوق را می توان با پیشوند شماره حساب شناسایی کرد. در جدول زیر گروه صندوق مرتبط توسط پیشوند یک حساب مشخص شده است.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد این موضوع ، به سند گروه های صندوق و زیر صندوق مراجعه کنید.

اعداد زیر حساب

حساب های فرعی به تقسیم بیشتر حساب برای اهداف گزارشگری داخلی دست می یابند و امکان پیگیری فعالیت های مالی را در یک حساب خاص در سطح دقیق تر از جزئیات فراهم می کنند. به جای تأمین بودجه ، واقعی و محاصره با یک حساب ، یک زیر حساب را می توان در آن حساب مشخص کرد تا این ورودی ها را اعمال کند. در صورت تأمین بودجه چندین فعالیت مختلف توسط همان حساب ، از حساب های فرعی استفاده می شود. به عنوان مثال ، یک سازمان بزرگ ممکن است در یک حساب کلی پول داشته باشد که توسط چندین زمینه مختلف آن سازمان استفاده می شود. این سازمان ممکن است بودجه های مربوط به هر یک از مناطق را به زیر حساب هایی مانند بازاریابی ، تحقیق و استخدام تفکیک کند. هنگامی که هزینه ها به حساب اعمال می شود ، می توان آنها را در سطح زیر حساب اعمال کرد و امکان مقایسه مستقیم بین بودجه و درآمد واقعی و هزینه های این دسته های کوچکتر را فراهم می آورد. از آنجا که همه فعالیت ها هنوز در یک حساب واحد قرار دارند ، گزارش در مورد امور مالی حساب کلی هنوز آسان است.

از نظر ساختاری ، حساب های فرعی خاص هستند ، می توانند تا پنج رقم الفبایی را شامل شوند و تمام ویژگی های حساب کاربری را که از آن گزارش می دهد ، از جمله افسر مالی ، سرپرست حساب ، گروه صندوق و کد عملکرد فرض می کند.

کدهای عملکرد آموزش عالی

کد عملکرد آموزش عالی یک طبقه بندی هزینه کاربردی است که هزینه ها را با توجه به هدفی که هزینه ها برای آن متحمل می شود ، هزینه می کند. این هدف و فعالیت های یک حساب مانند آموزش ، تحقیق یا دسترسی عمومی را طبقه بندی می کند. طبقه بندی توضیح می دهد که چرا هزینه به جای آنچه خریداری شده است متحمل شده است. کدهای عملکرد آموزش عالی به اهدا کنندگان ، اعطای آژانس ها و طلبکاران کمک می کند تا فعالیت های مختلف مربوط به مأموریت را در IU و اهمیت نسبی آنها درک کنند. این اطلاعات همچنین می تواند به گزارش دهی کمک کند و در برخی موارد ممکن است قوانین قابل اجرا در تجارت را تعیین کند. به عنوان مثال ، دانشکده پرستاری اخیراً سه کارمند جدید را استخدام کرده است - دو استاد و یک تحلیلگر مالی. برای اهداف ردیابی ، این کارمندان حقوق و دستمزد از طریق صندوق عمومی پرداخت می شوند و با کدهای آموزش عالی زیر ذکر می شوند: اساتید/دانشکده - در (آموزش) و کارمندان اداری - (پشتیبانی نهادی). معاون دانشکده پرستاری از افسر مالی پرسید که چقدر در FY2X برای حقوق کارمندان اداری جدید هزینه شده است. افسر مالی با استفاده از کد آموزش عالی توانست اطلاعات مالی را به راحتی بکشد. مثال دیگر ، بخش زیست شناسی بودجه داخلی را برای انجام تحقیقات در مورد فعالیت BAT در جنوب ایندیانا تعیین کرده است. برای اهداف ردیابی ، از کد عملکرد آموزش عالی برای تحقیقات دپارتمان (DR) استفاده شد. به عنوان بخشی از توافق نامه کمک هزینه ، IU ملزم به ارسال هزینه های مربوط به پروژه به صورت سه ماهه بود. با استفاده از کد آموزش عالی DR ، افسر مالی بخش زیست شناسی توانست به راحتی آن هزینه ها را به آژانس بودجه ردیابی و گزارش دهد.

الزامات و بهترین شیوه ها

در این بخش الزامات مربوط به نمودار حساب ها - RC ، کد ارگ و حساب و همچنین بهترین روشها تشریح شده است. در حالی که لازم نیست ، بهترین شیوه های ذکر شده در زیر به کاربران امکان می دهد تا تصویر بهتری از سلامت مالی نهاد کسب کنند و به شناسایی مسائل احتمالی به صورت مکرر کمک کنند. این امر به سازمان ها اجازه می دهد تا خطاها ، اشتباهات و مشکلات را که می توانند به سرعت اصلاح شوند ، شناسایی کنند و از مشکلات بزرگتر در آینده جلوگیری کنند.

الزامات

1. افسران مالی باید از کلیه نمودار حساب - RC ، ارگ و استانداردهای حساب شده در سند آگاه باشند. علاوه بر این ، افسران مالی باید برای به دست آوردن دانش مربوط به حسابداری در IU ، واژه نامه حسابداری را بررسی کنند.
2. این وظیفه افسران مالی است که از استفاده صحیح از حساب های فردی در طی فرآیند انتخاب اطمینان حاصل کنند. علاوه بر این ، افسر مالی باید از ویژگی های موجود در همه حساب ها اطمینان حاصل کند ، ارگان ها و RC ها سالانه دقیق ، مناسب و به روز می شوند. برای الزامات گزارشگری داخلی مربوط به استفاده مناسب با افسر مالی RC یا دفتر تجارت دانشگاه تماس بگیرید.
3. اگر کاربران در مورد ساختار نمودار یا ویژگی ها سؤالی دارند ، با تیم خدمات حسابداری و گزارشگری دانشگاه به آدرس uars@iu. edu تماس بگیرید.