کاهش ریسک مالی: کنترل مالی خود را کنترل کنید

هدف اصلی هر تیم حسابداری تولید سریع و کارآمد صورتهای مالی دقیق است.

این یک تلاش بی پایان برای بهبود کارآیی و اثربخشی و در عین حال به حداقل رساندن هزینه و خطر است. این همچنین در مورد افزایش ارزش سازمان خود است تا بتوانید روی فعالیت های استراتژیک متمرکز شوید تا تجارت خود را به جلو سوق دهید.

دستیابی به کارآیی و دقت بدون چالش پیش نمی آید. برای درک بهتر این چالش ها ، تقریباً با 500 متخصص مالی در 430 سازمان از طیف گسترده ای از صنایع در سراسر جهان مصاحبه کردیم.

ما از هرکدام خواسته ایم تا دو چالش بزرگ خود را در 12 ماه گذشته به ما بگویند. آنها به شرح زیر بودند:

• 51 ٪ - مهلت های جلسه / فشارهای زمان.
• 46 ٪ - محیط کار از راه دور.
• 27 ٪ - کاهش اندازه تیم.
• 27 ٪ - ارائه تجزیه و تحلیل برای به دست آوردن بینش های تجاری مهم.
• 15 ٪ - نگه داشتن هزینه ها تحت کنترل.
• 12 ٪ - دید نسبت به KPI های اصلی تجارت.
• 22 ٪ - سایر چالش های نامشخص

با توجه به تأثیر COVID-19 در هر بازار و صنعت ، نتایج دقیقاً جای تعجب نداشت ، به خصوص مهلت های ملاقات و تنظیم در محیط های کاری از راه دور.

با این حال ، با این بینش ، ما توانستیم آنچه را که یک نزدیک مالی سالم را تشکیل می دهد و چه چیزی را باید جستجو کنید ، شناسایی کنیم. در ادامه بخوانید تا در مورد علائم یک نزدیکی ناسالم و آنچه می توانید برای بهتر کردن روند نزدیک مالی خود انجام دهید ، بدانید.

4 علامت شما یک نزدیک مالی ناسالم دارید

برای حل چالش هایی که مانع از نزدیک شدن مالی کارآمد می شود ، باید علائمی را شناسایی کنید که ممکن است نشان دهنده ناکارآمدی باشد.

در جستجوی:

1. فرایندهای نزدیک مالی دستی

اگر بیشتر یا بخشی از فرآیند شما به صورت دستی از طریق صفحات گسترده جدا شده انجام شود ، احتمالاً با:

• ناکارآمدی و کاهش بهره وری
• عدم مقیاس پذیری
• افزایش خطر خطای انسانی

در حالی که صفحات گسترده زمانی پایه و اساس اصلی امور مالی و حسابداری بود ، الزامات گزارش دهی و پیچیدگی های رو به رشد در ساختار سازمانی نیاز به یک راه حل انعطاف پذیر و قوی تر ایجاد کرده است. فرآیندهای آشتی حساب سنتی با مجموعه ای از خطرات خود همراه است.

2. تنگناها

هنگامی که COVID-19 تیم های حسابداری را مجبور به کار از خانه کرد ، به سرعت تنگناها تیم های حسابداری را در معرض خطر قرار داد.

تیم هایی که به مصوبات چک لیست دستی اعتماد داشتند ، دریافتند که آنها نمی دانند چه موقع کارهای خاصی را شروع کنند. این امر منجر به تکمیل مراحل پایان ماه 15-20 روز به جای 10 شد.

علاوه بر این ، تیم هایی که از صفحات گسترده کار می کردند با مسئله بازپرداخت روبرو شدند. هنگامی که یک کار نزدیک پایان ماه بدون اطلاع از اعضای تیم دیگر به پایان رسید ، می تواند به عضویت دیگری در تیم منجر شود که بر اساس جدیدترین تجدید نظر ، وقت خود را صرف دوباره کار خود کند.

فقدان دید و کنترل واقعی باعث می شود مدیریت و اعضای تیم از دانستن زمان انجام وظایف ، بسیار کند یا بدتر ، جلوگیری کند و کل روند را به یک توقف کامل برساند.

3. زمان طولانی جلسه

پایان ماه به پایان می رسد تا تکمیل شود ، اما بسیاری از تیم های مالی در جلسات طولانی برای تعیین وضعیت نزدیک ، دچار مشکل می شوند.

مطمئناً از این واقعیت که شما یک جلسه طولانی را برگزار می کنید - از تیم خود دور می شوید تا کارهای نزدیک مالی خود را انجام دهید - بحث کنید تا در مورد محل کار شما صحبت کنید و چه چیزی مانع از انجام وظایف خود می شود.

متأسفانه ، بدون دید واقعی و کنترل در روند نزدیک پایان ماه ، این اغلب تنها راه برای پیگیری روند است.

4. ممیزی های مالی بسیار طولانی

در حالی که ممیزی ها معمولاً به دلیل ماهیت کامل بررسی آنها ، مستندات ضعیف ، عدم کنترل مناسب و اشتباهات دستی اغلب منجر به زمان حسابرسی طولانی تر می شوند.

زمان لازم برای انجام حسابرسی همراه با عدم دید و رویه های مستند مانند وضوح مسئله منجر به ممیزی های حتی طولانی تر و پر هزینه تر می شود. هنگامی که مشکلات ظاهر می شود ، آیا سازمان شما قادر به حل و فصل آنها از طریق روشهای مستند است؟حسابرسان می خواهند ببینند که آیا یک شرکت حسابرسی این بهترین شیوه ها را دارد یا خیر.

5 بهترین روش برای مدیریت ریسک مالی

در مطالعه قبلاً ذکر شده ما ، از مجموعه کارشناسان مالی خود پرسیدیم که چه چالش هایی با آنها روبرو شده است که مانع از داشتن یک روند نزدیک مالی کارآمدتر شده است؟باز هم ، آنها مجاز به انتخاب دو پاسخ بودند.

• 45 ٪ - کمبود اتوماسیون
• 43 ٪ - کار دستی و خطاها
• 24 ٪ - عدم استاندارد سازی
• 24 ٪ - حجم کار
• 19 ٪ - مدیریت گردش کار
• 15 ٪ - کیفیت داده ها
• 12 ٪ - عدم همکاری
• 11 ٪ - مدیریت مردم
• 7 ٪ - دیگر

برای مقابله و حل و فصل این چالش ها در فرآیندهای نزدیک مالی شما ، پنج روش بهترین وجود دارد که می توانید مشاهده کنید و از آنها پیروی کنید.

1. از وضع موجود خود خودداری کنید

از روشهای عملیاتی استاندارد خود راضی نباشید. با نگاهی به فرآیندهای داخلی و شناسایی شکافها به شما امکان می دهد درک کاملی از آنچه انجام می دهید درست و چه اشتباهی انجام می دهید. این به شما بینش لازم برای ایجاد استراتژی هایی را برای محافظت از اعتبار شرکت و ریسک مالی خود می دهد.

2. مشخصات ریسک خود را درک کنید

یک حقیقت ساده برای پذیرش این است که ریسک مالی 100 ٪ اجتناب ناپذیر است. هنگامی که این حقیقت را قبول کردید ، می توانید مشخصات ریسک خود را درک کنید و تأثیر آن را بر تجارت خود کاهش دهید. یکی از راه های انجام این کار ، اتخاذ سه مدل خط دفاعی است.

مدل سه خط دفاعی به شما کمک می کند تا کنترل کامل روند نزدیک مالی خود را به دست آورید و شامل این دفاع ها می شود:

1. واحدهای تجاری در سازمان شما
2. کمیته ریسک
3. حسابرس داخلی (حسابرس داخلی باید آخرین خط دفاع شما باشد ؛ واحدهای تجاری در سازمان شما و کمیته ریسک هیئت مدیره شما باید تمام فرایندها و ناسازگاری های لرزان را جلب کند)

3. از بنیاد کاهش ریسک مالی محکم اطمینان حاصل کنید

برای اطمینان از پایه و اساس محکم برای جلوگیری از ریسک مالی ، باید رویکردی را اتخاذ کنید که به کمترین زمان و هزینه برای اجرای نیاز داشته باشد اما به اندازه کافی برای جایی که هنوز هم اهداف شما را به دست می آورد و یک ROI سودآور را فراهم می کند.

برای ثبت ، مجموعه ADRA توسط Trintech یک نزدیک مالی مقرون به صرفه را ارائه می دهد که به شما امکان می دهد رویکرد مبتنی بر ریسک را برای آشتی اعمال کنید. اینجا را کلیک کنید تا ببینید که چگونه راه حل های نرم افزاری مؤثر ما برای خودکارسازی و ساده سازی فرایندهای نزدیک مالی خود برای بهبود صحت و کاهش ریسک کار می کند.

4- بدانید که پول شما به کجا می رود

پیش بینی بودجه شما اغلب یکی از سخت ترین کارهای در عملیات تجاری شما است. بهترین کاری که می توانید انجام دهید این است که استراتژی هایی را برای پیشبرد برنامه های تجاری خود با پشتیبانی استراتژیک که دید ، آزمایش و کنترل لازم را بر امور مالی و فرآیندهای شما ارائه می دهد ، پیش ببرد.

5. از فناوری نزدیک مالی مناسب استفاده کنید

در مطالعه ای که توسط گروه هاکت ارائه شده است ، شرکت هایی که در فرآیندهای نزدیک مالی و فناوری سرمایه گذاری کرده اند ، پایان ماه خود را به طور متوسط چهار روز سریعتر از شرکت هایی که انجام نداده اند ، به پایان رساندند. آنها همچنین با کاهش هزینه های حسابرسی خود 49 ٪ و هزینه های حساب به گزارش آنها 55 ٪ به ROI بهتر رسیدند.

با معرفی اتوماسیون مناسب حسابداری هوشمند ، می توانید از مزایای زیر استفاده کنید:

• دید بهبود یافته
• خطاها کاهش یافته است.
• تعادل کار و زندگی بهتر
• افزایش کنترل.

با دانلود کتاب الکترونیکی ما درباره کاهش ریسک مالی بیشتر بیاموزید: کاهش ریسک با رانندگی خودکار هوشمند.

آینده کاهش ریسک مالی چه چیزی را رقم می زند؟

بیایید به آن نظرسنجی که انجام دادیم برگردیم تا ایده ای از آینده برای ریسک مالی داشته باشیم. هنگامی که در مورد چالش های بسته شدن مالی در پنج سال آینده سؤال شد، 50 درصد از پاسخ دهندگان انجام کار را به درستی و به موقع به عنوان بزرگترین چالش شناسایی کردند. 33 درصد دیگر گفتند که جذب و حفظ کارمندان بزرگترین مانع آنها خواهد بود.

برای آماده شدن برای آینده و یافتن راه حل هایی برای این چالش ها، در اینجا چند قدم وجود دارد که می توانید برای کاهش ریسک های مالی با آن ها انجام دهید.

1. نیازهای اتوماسیون حسابداری خود را ارزیابی کنید

وقتی هرگز از اتوماسیون در بسته مالی خود استفاده نکرده اید، درک اینکه به چه کمکی نیاز دارید، همیشه آسان نیست. Adra می تواند به شما در بررسی فرآیندهای فعلی و شناسایی بهترین مکان ها برای تزریق اتوماسیون برای بهبود فرآیندهای شما کمک کند. خطرات خود را با موارد زیر کاهش دهید:

• ورود خودکار داده ها
• فرآیندهای ساده
• نرم افزار اتوماسیون

2. استراتژی ریسک خود را بسازید

اهداف اتخاذ یک راه حل اتوماسیون حسابداری مانند Adra را تعیین کنید تا بتوانید یک استراتژی ریسک قطعی و موثر بسازید. اگر به دنبال اهدافی هستید که مشخص نیست، زمانی را برای ترسیم بهترین راه برای دستیابی به آن اهداف اختصاص دهید.

برای مثال، اگر می خواهید به بسته ای کوتاه تر با دید بهتر برسید، می توانید Adra Analytics را برای بررسی کامل جزئیات داده های مالی خود استفاده کنید.

3. دستیابی به استانداردسازی و دیده شدن

با ارزیابی نیازهای اتوماسیون خود و ایجاد استراتژی ریسک مالی خود، می توانید شروع به اتخاذ راه حل های موثری کنید که ریسک مالی شما را کاهش می دهد.

در حالی که این فرآیند به زمان نیاز دارد، هر بهبود کوچک منجر به نتایج بهتری می شود و بهینه سازی بیشتر و بیشتر در فرآیند بسته مالی شما منجر می شود. این در نهایت منجر به یک فرآیند بسته مالی کارآمدتر و مؤثرتر با دید و کنترل کامل می شود که در مقابل رویا معمول است.

برای بررسی عمیق تر مدیریت ریسک مالی و اینکه چگونه Adra می تواند به شما در ایجاد پنج روش برتر برای مدیریت ریسک هایتان کمک کند، برای تماشای وبینار رایگان ما اینجا را کلیک کنید.