روند خرید چیست؟4 نوع و 9 مرحله

فرایند خرید روشی برای خرید کالا و خدمات است. این از یک تجارت به یک تجارت دیگر متفاوت است اما عناصر مهم و هدف در واقع به دست آوردن محصولات و خدمات یکسان است.

فهرست مطالب

روند خرید چیست؟

تعریف: فرآیند خرید به عنوان فرایندی که برای خرید کالا و خدمات از طریق زنجیره تأمین استفاده می شود تعریف می شود. این معمولاً پس از آنكه تیم تهیه نیازها یا خواسته ها را تعریف كرده است ، شروع می شود. این می تواند یک سرویس فیزیکی یا موجودی باشد.

اکنون نیاز به همراه جزئیات ملزومات تولید می شود. این بخش تهیه را برای اقدام آماده می کند. درخواست نقل قول (RFQ) یا درخواست پیشنهاد مطرح شده است. نقل قول ها توسط تأمین کنندگان پاسخ به RFQ ارسال می شود. یک بررسی در حال مدیریت است و پیشنهاد محصول یا خدمات به سفارش خرید داده می شود.

فرایند خرید نیز فرآیند خرید به پرداخت (P2P) نامیده می شود. این شامل دو حزب اصلی است: خریدار و تأمین کننده/فروشنده. احزاب دیگر به بخشی مانند واسطه ها تبدیل می شوند. روند خرید به دلایلی ضروری است. آنها هستند

• صرفه جویی در هزینه
• رعایت مقررات
• اجتناب از کلاهبرداری
• مدیریت کنترل و ریسک

سفارشات خرید مورد استفاده در یک فرآیند خرید

یک سفارش خرید (PO) را می توان به عنوان یک سند تجاری و اولین پیشنهاد رسمی که یک خریدار برای فروشنده یا تأمین کننده صادر می کند ، در مورد انواع ، قیمت های توافق شده و مقادیر کالا یا خدمات بیان کند.

انواع مختلفی از سفارشات خرید مانند:

• سفارش استاندارد - خرید کالا یا خدمات اما برای یک بار
• دستور برنامه ریزی شده - توافق نامه در مورد آن محصول خاص در یک تاریخ معین.
• دستور پتو - توافق نامه ای که با شرایط و ضوابط خاص انجام شده است

بیشتر سفارشات خرید با شرایط و ضوابط کمی همراه است. این یک توافق نامه قراردادی است.

انواع خرید در یک فرآیند خرید

چه نوع خرید انجام می شود بستگی به آنچه شخص برای خرید دارد بستگی دارد. انواع خریدها ممکن است یکسان نباشد. برخی از انواع خرید عبارتند از:

1) خریدهای شخصی یا شخصی

این شامل خرید مصرف کننده برای مصرف آنها است. این رایج ترین و مهمترین نوع خرید است. این اقتصاد را با خرید محصولات و خدمات هدایت می کند. اقتصاد کمی به آنها بستگی دارد.

2) خریدهای تجاری

خریدهای تجاری توسط واسطه ها برای فروش مجدد محصولات برای تأمین نیازهای دیگر امکان پذیر می شود. تحت گروه این نوع خرید ، خرده فروشی ها ، عمده فروشان و نمایندگان سقوط می کنند. آنها کانال های توزیع خود را به مشتریان ارائه می دهند. این مهمترین سازمان است.

3) خرید صنعتی

در اینجا خریدار برای تبدیل کالا به یک محصول نهایی و خوب خریداری می کند. این شامل خرید مواد اولیه مانند قطعات یدکی یا ابزار ، ماشین آلات ، لوازم و فروشگاه های مصرف کننده ، قطعات ، لوازم اداری و تجهیزات است.

4) خرید دولت

خرید دولت خریدی است که در آن مؤسسات دولتی خدمات عمومی را به صورت عمده خریداری می کنند.

9 مرحله از یک فرآیند خرید

مراحل مختلفی که برای تکمیل یک فرآیند خرید یکپارچه هستند-

1. بررسی نیازها

سازمان نیاز به مورد را در حل یک مشکل خاص تشخیص می دهد. تیم تهیه کننده نیاز مورد نیاز را توصیف می کند. آنها همچنین با تیم های دیگر کار می کنند تا اطمینان حاصل کنند که چگونه می توان آن را انجام داد.

به عنوان مثال ، اگر یک سازمان با هزینه های مسافرتی بلند روبرو باشد ، این شرکت ممکن است در یک شرکت با سوخت با سوخت سرمایه گذاری کند. همچنین ممکن است از طریق سرمایه گذاری در نرم افزار خوب ارتباطات ، مبلغ سفر برای کارگران از راه دور را کاهش دهد.

2. نیاز به خرید برای خرید سفارش

فرایند خرید شامل بخشی از خرید ‘‘ با درخواست خرید است که به مدیر خرید یا بخش خرید توسط یک تیم ، فرد یا سایر بخش ها داده می شود. درخواست خرید یا درخواست شامل جزئیات کامل در مورد محصولات یا خدمات به دست آمده است.

درخواست خرید که زیر بودجه تعیین شده است به طور خودکار در سفارش خرید به روز می شود. برای محصول یا خدمات به تأمین کننده ارسال می شود. درخواست خرید گران یا سفارش تصادفی که در بودجه نیست ، قبل از انتقال به PO ، برای بررسی به فرد ارسال می شود. افراد رد شده به طرفی که آنها را صادر کرده است بازگردانده می شوند.

3. بررسی و تأیید سفارش خرید

سفارشات خرید تأیید شده برای تأیید وجوه چه در بودجه صحیح وجود دارد یا برای پوشش سفارش کالا به تیم حسابداری منتقل می شود.

الف) فرآیند قبل از غربالگری

این روش شامل معیارهای لغو است. این می تواند بر اساس موقعیت جغرافیایی خاص ، مهارت های فنی و غیره باشد.

انتخاب اول از طریق تجزیه و تحلیل معیارهای مختلف برای ارزیابی نامزدهای چپ دنبال می شود.

ب) تجزیه و تحلیل دقیق هر یک

شخصی که چیزی را خریداری می کند معیارها را تعیین می کند و عملکرد هر شرکت را بررسی می کند. اگرچه ، اهمیت هر معیار متفاوت است. برای خرید روتین ، قیمت ها و جدول زمانی ویژگی های اصلی قبل از اعتبار تأمین کننده است.

برای کالاهایی که نیاز به تغییر در فرآیند عملیاتی داخلی دارند ، معیارهای اصلی تأمین کنندگان هستند. سازگاری ، کمک فنی ، قابلیت اطمینان کالا. بهتر است هزینه کل شرایط تجاری و کسب را پیدا کنید. قبل از آن ، لازم است از تأمین کنندگان هزینه های دقیقی بخواهید. شرایط پرداخت باید قابل قبول باشد. سرانجام ، اطمینان از صحیح بودن جدول زمانی بسیار مهم است.

سازگاری ، پایداری و امنیت مالی عوامل اصلی است که باید در این مرحله در نظر بگیرید.

معیارهای عینی برای تجزیه و تحلیل

• قیمت
• مکان جغرافیایی
• شرایط و ضوابط
• احترام به زمان تحویل
• عمل آسان
• نگهداری آسان
• قابلیت اطمینان
• روند فروش پس از

معیارهای موضوع برای تجزیه و تحلیل

• در حال حاضر رابطه موجود
• شهرت تأمین کننده
• صلاحیت
• شخصیت همسایگان

4. درخواست های پیشنهادی

سفارشات خرید که تصویب بودجه را دریافت می کنند برای بازگشت به تیم تدارکات انجام می شود. آنها درخواست پیشنهاد (RFP) را ارائه می دهند.

این موارد برای درخواست پیشنهادات به فروشندگان برای انجام سفارش محصولات یا خدمات اعزام می شوند. تأمین کننده مناقصه و بررسی های خود را بر اساس سوابق انطباق ، اعتبار ، قیمت ، تاریخچه عملکرد ارسال می کند.

5- توافق مذاکره و تصویب

فروشنده مناسب که برنده پیشنهاد برنده می شود ، قرارداد می گیرد. قبل از امضای آن تصفیه و بررسی می شود تا از تمام شرایط و ضوابط بهینه اطمینان حاصل شود.

این توافق نامه باید برای هر دو طرف رضایت بخش باشد. پس از امضای قرارداد ، سفارش خرید بین فروشنده و خریدار یک قرارداد قانونی الزام آور دریافت می کند.

6. حمل و نقل و دریافت محصولات

در بازه زمانی توافق شده ، تأمین کنندگان کالاها یا خدمات را تأمین می کنند. هنگامی که خریدار به ترتیب دریافت یا اجرای آن (به ترتیب در مورد کالاها و خدمات) ، خریدار آن محصول یا خدمات را با دقت بررسی می کند تا اطمینان حاصل کند که این وعده وعده داده شده است. در صورت بروز مشکلات ، مصرف کننده به فروشنده اطلاع می دهد.

7. تطبیق در یک سیستم 3 طرفه

یک سیستم تطبیق 3 طرفه وجود دارد که حول مقایسه سه چیز می چرخد. تضمین می کند که معامله کامل و صحیح باشد. آنها هستند:

• اسناد باربری
• بسته بندی به همراه سفارش خرید واقعی لغزیده می شود
• فاکتور تأمین کننده

8. تأیید فاکتور و پرداخت

سفارش مطابقت دارد ، برای پرداخت تأیید می شود. اگر هزینه های اضافی یا تغییرات دیگری وجود داشته باشد ، به مرحله دیگری برای تأیید نیاز دارد. پس از تأیید ، پرداخت به آن فروشنده صادر می شود. این پرداخت ها تخفیف های اولیه یا هرگونه انگیزه ای را برای جلوگیری از مبلغ دیررس به دست می آورند.

9. تضمین به روزرسانی های ضبط

سفارشات تکمیل شده در کتابهای سازمان ضبط می شود. اسناد معامله به طور ایمن در یک مکان ذخیره می شوند.

چرا یک روند خرید رسمی را دنبال می کنید؟

یک روند رسمی خرید برای جلوگیری از کلاهبرداری و تخفیف های غیرقانونی ضروری است. پنج A برای آن حیاتی است. به آن نگاه کنید:

1) تأمین کنندگان تأیید شده

بعضی اوقات در اطمینان از تأمین کنندگان مناسب برای یک نوع خاص از کالاها و خدمات ضروری است. تأمین کنندگان برای تأمین نیازهای کیفیت باید کالاها و خدمات را تأمین کنند. آنها باید از نظر مالی سالم و قابل اعتماد برای روند باشند. ریسک تجاری و قیمت ها باید در بازار رقابتی باشند. از طریق تأمین کنندگان تأیید شده ، با آنها رابطه پایدار برقرار کنید. در آینده می تواند مفید باشد.

2) روند تأیید

هدف از روند تصویب ، کنترل را برای کاهش خطر کلاهبرداری در یک سازمان فراهم می کند. روند تصویب خریدهای نامناسب را از بین می برد.

3) روند آزمایش حسابرسی

ضبط مجموعه رویه های کلیه فرآیندهای خرید ضروری است. یک سیستم دنباله حسابرسی رویدادها را با دقت تجزیه و تحلیل می کند. حسابرسی در شناسایی خطاها یا هر شاخه خط مشی کمک می کند.

4) حسابداری

کالاهایی که سازمان تهیه می کند مسئولیت های قانونی برای پاسخگویی به همه امور مالی دارد. به عنوان مثال ، قیمت ها ، تاریخ ها ، جزئیات دپارتمان. این یک تحمل بسیار حیاتی برای امور مالی یک سازمان است زیرا مالیات و سودآوری به این امر بستگی دارد.

5) اتوماسیون

یک فرآیند رسمی و استاندارد استراتژی های اتوماسیون را به همراه استفاده از فناوری ارائه می دهد. این می تواند روند خرید را در کاهش هزینه نیز انجام دهد.

چرا اتوماسیون بهترین روش خرید است

فرایند خرید قبل از ورود به تحول دیجیتال به صورت دستی بر روی مقالات انجام و ضبط شد. با ظهور دوران دیجیتال ، فرایند خرید با اتوماسیون و ابزارهای مختلف نرم افزاری (هوش مصنوعی ، یادگیری ماشین و غیره) پیشرفته تر شده است.

سیستم قدیمی این فرآیند با چالش های مختلفی مانند خاموش کردن تولید ، پرداخت مضاعف برای خریدهای بزرگ ، سفارشات زیادی برای مطابقت با آنها در فاکتورهای حمل و نقل روبرو بود.

گردش کار دستی برای سازمان کافی برای بازده بهینه و زنجیره تأمین خوب کافی نیست. سودمند ، اتوماسیون و هوش مصنوعی چالش های روشهای منسوخ فرآیند خرید را از بین می برد. فرایند خرید می تواند به طور موثری با استفاده از اتوماسیون به روش های زیر بهبود یابد:

• ریشه کن کردن هزینه ها از تمام گردش کار ، ذخیره سازی و سوابق کارشناسی ارشد و کتابچه راهنمای کاربر.
• باعث صرفه جویی در وقت و افزایش روند تهیه می شود
• سرعت ، دقت ، دقت و قوام اضافی.
• تطبیق 3 طرفه فرآیند اتوماتیک
• چرخه عمر فاکتور را کوتاه کنید
• شفافیت داده ها
• تجزیه و تحلیل در زمان واقعی داده ها و تصمیم گیری بسیار دقیق تر برنامه ریزی شده
• مدیریت فروشنده می تواند با سهولت کار کند. هر اطلاعاتی می تواند در سرور مرکزی در دسترس و در دسترس باشد
• مدیریت عرضه را توسعه داده و بهبود می بخشد
• هدف از ارتباطات و همکاری فروشندگان
• کل هزینه مالکیت افزایش می یابد
• یک مسئولیت اجتماعی در روند خرید ایجاد می کند

فرآیند خرید در مقابل فرآیند خرید

فرآیند تهیه گاهی اوقات به صورت متناوب برای فرآیند خرید استفاده می شود اما هر دو کاملاً متفاوت هستند.

یک فرآیند خرید محدودتر از به دست آوردن کالاها و خدمات است در حالی که از طرف دیگر خرید حول چارچوب کلی ایجاد شده برای بهینه سازی آن خرید برای به دست آوردن ارزش بهینه ، کارآیی و پس انداز است.

فرآیند تهیه روشی است که در آن افراد کالا یا خدمات دریافت می کنند. این امر نیاز به دستور تأیید فاکتور را در نظر می گیرد. تهیه و خرید کمی با یکدیگر متفاوت است. تهیه به معنای فعالیتهایی است که شامل بدست آوردن کالا است. در ساختار عملکرد بی نظیر است.

مدیریت تهیه شامل 3 ps است. آنها هستند-

فرآیند: برخی از قوانین هنگام بررسی ، سفارش ، دریافت و پرداخت پول برای محصولات یا خدمات باید رعایت شوند. تعداد کمی از پاسگاه ها ممکن است عوارض خرید را بالا ببرد.

مردم: "مردم" ذینفعان هستند و در این روش تهیه مسئولیت خاصی دارند. بخش مهم ذینفعان مراقبت از ابتکارات و مجوزها در هر مرحله است.

مقاله: این روند کاغذ است و شامل جریان فرآیند تهیه است. تمام جزئیات برای مرجع روی کاغذ ایمن نگه داشته می شوند.

نتیجه!

مهارت و مراقبت هر دو برای کسب اطلاعات بیشتر از روند خرید بسیار مهم هستند. به خصوص در این محیط رقابتی و بازار دیجیتال با حرکت سریع ، خیلی آسان نیست.

خودکار سازی و رسمیت فرایند خرید ضروری است. نیازهای فوری باید برآورده شود اما همراه با آن ارزش و پس انداز. ابزارهای فرآیند الکترونیکی می توانند جریان فرآیند تهیه را به ترتیب مناسب صاف کنند. مطمئناً می تواند باعث افزایش و افزایش بهره وری یک تجارت شود.

درباره هیتش بهسین

سلام ، من یک MBA و مدیرعامل بازاریابی 91 هستم. من یک بازاریاب دیجیتال و کارآفرین با 12 سال تجربه در زمینه تجارت و بازاریابی هستم. تجارت اشتیاق من است و من خودم را در صنایع مختلفی با تمرکز بر رشد پایدار مستقر کرده ام.< Pan> خودکار سازی و رسمیت فرایند خرید ضروری است. نیازهای فوری باید برآورده شود اما همراه با آن ارزش و پس انداز. ابزارهای فرآیند الکترونیکی می توانند جریان فرآیند تهیه را به ترتیب مناسب صاف کنند. مطمئناً می تواند باعث افزایش و افزایش بهره وری یک تجارت شود.