درخواست پیشنهاد (RFP) ، دامنه کار (SOW) و ملاحظات انتخاب فروشنده

در هنگام انتخاب یک کارگزار جهانی ، در اینجا سؤالات ، ملاحظات ، ذینفعان و تمایز دهنده های کلیدی که کارفرمایان جهانی از آنها در فرآیند موفقیت آمیز RFP خود استفاده می کنند ، آورده شده است.

29 نوامبر 2022

این راهنما فرایند را از توسعه مورد تجارت گرفته تا مدیریت حساب تجزیه می کند و ابزارها و درسهایی را که از استفاده از این رابطه استراتژیک با کارگزاران جهانی آموخته شده است ، ارائه می دهد.

همراه با مشارکت ذینفعان داخلی مناسب ، یک کارفرمای می تواند از فرآیندهای RFP و SOW استفاده کند تا مشارکت جهانی کارگزار را انتخاب کند که برای نیازهای نیروی کار و یا استراتژی های سود خود بهتر کار می کند.

نقش و ارزش RFP محور کارفرمایان چیست؟

صرف نظر از رویکرد آرایش کارگزار یا ساختار داخلی یک شرکت ، قرار دادن زمان و تلاش برای ایجاد یک RFP استراتژیک با سؤالات هدفمند و هدفمند که منعکس کننده زمینه های مهم برای کارفرما است ، یک سرمایه گذاری ارزشمند است. به این ترتیب ، شرکت ها ممکن است با نزدیک شدن به فرآیند RFP ، مؤلفه های زیر را در نظر بگیرند: استراتژی ، کاشت ، معیارها و مصاحبه ها.

چارچوب RFP

به طور کلی ، RFP شامل:

• 1 |اطلاعات در مورد استراتژی شرکت ، چشم انداز ، اصول هدایت ، ابتکارات کلیدی جهانی ، ساختار سازمانی و چارچوب مدیریت ؛
• 2 |خلاصه ای از نیازهای شرکت (ردپای جغرافیایی ، حجم سیاست ها) و همچنین انتظارات [توافق نامه های عمومی و سطح خدمات (SLA)] که این شرکت برای خدمات ارائه شده توسط تماس های محلی ، منطقه ای و جهانی ارائه می دهد.
• 3 |سؤالات مفصلی که شرکت می خواهد در پاسخ در مورد قابلیت ها و فناوری (از جمله موجودی داده ها و سیستم های تحلیلی) ببیند.
• 4 |مزایای برتر رقابتی ؛
• 5 |چگونه یک رویکرد کارگزار خاص با رقبا متفاوت است. وت
• 6 |چه مشاوره ای ، فناوری و سایر مزایای ارزش افزوده یک کارگزار خاص می تواند برای حمایت از اولویت های شرکت به همراه آورد.

یک کارفرما در تلاش برای دستیابی به چه چیزی است؟

از آنجا که شرکت ها RFP و SOW خود را ایجاد می کنند ، مهم است که استراتژی شرکت و اصول هدایت شرکت را به اشتراک بگذارد تا اطمینان حاصل شود که هر دو طرف با چشم انداز صحیح به همکاری می پردازند. این اصول به شرکت و کارگزار جهانی در تراز کردن انتظارات پیرامون مزایا و استراتژی های تجاری کمک می کند. با استفاده از اصول راهنما ، شرکت ها می توانند اولویت ها را بیان کنند - آنچه در مقابل خوب بودن وجود دارد - و همچنین بازارهای کلیدی شرکت است. 4 اولویت های شرکت فراتر از مزایای کارمندان است ، اما اغلب ارتباط وجود دارد. مهم است که هنگام تشریح اصول هدایت به کارگزاران بالقوه جهانی ، به طور گسترده فکر کنید.

نقش و هدف یک کارفرمایان محور چیست؟

هنگامی که به دنبال برقراری یک رابطه کارگزار جهانی هستید ، گرفتن وقت برای ایجاد یک کادوی دقیق و واضح می تواند بسیار مفید باشد. SOW توافق بین یک کارفرما و کارگزار است که آنچه را که در قرارداد کارگزار گنجانده شده است و هزینه ها/کمیسیون ها درج شده است. داشتن یک سطح کافی از جزئیات موجود در SOW ، اطمینان خاطر به شرکت در مورد ارائه خدمات ارائه می دهد و درک مشترکی را برای هر دو طرف در مورد تحویل ها و انتظارات ایجاد می کند.

• آنچه را که در داخل و خارج از محدوده وجود دارد ، شناسایی کنید (کار خارج از مقیاس می تواند پروژه هایی را که بعداً از طریق سفارش تغییر اضافه می شوند ، از جمله هزینه اضافی مربوط به خدمات ، شناسایی کنند).
• حاوی تحویل و فرآیندها ؛
• قیمت ، معیارها ، الزامات ، جدول زمانی و برنامه فاکتور را روشن کنید. وت
• انعطاف پذیری را با تکامل اولویت ها و استراتژی های تجاری ارائه دهید.

توصیه

واضح است که در SOW چه خدماتی از کارگزار انتظار می رود ، کمیسیون ها (یا هزینه ها) قابل پرداخت را شرح می دهد ، بنابراین به یک کارفرما اجازه می دهد تا به طور مرتب کارگزار را ممیزی کند تا اطمینان حاصل کند که آنها خدمات وعده داده شده را ارائه می دهند و فقط دریافت جبران خسارت توافق شده را دارند.

بر اساس بهترین شیوه های کارفرما ، زمینه های کلیدی برای برجسته کردن در SOW شامل موارد زیر است:

مدیر حساب

بزرگترین تمایز دهنده برای یک رابطه موفق جهانی کارگزار چیست؟به گفته کارفرمایان ، این یک ترتیب مؤثر با مدیران حساب آنها است. اهمیت این نقش (ها) را نباید دست کم گرفت. این شخص گسترش تیم است ، بنابراین باید بر روی استراتژی و اولویت ها هماهنگ باشد و برای ایجاد روابط برای هماهنگی پیام ها در مناطق و برقراری ارتباط مؤثر بین ذینفعان داخلی و شرکت ، مشتری خود قرار گیرد. داشتن مدیر حساب مناسب می تواند واقعاً مشارکت را ایجاد یا از بین ببرد. بسته به ساختار سازمانی ، برخی از شرکت ها هم مدیران حساب جهانی و هم مدیران حساب منطقه ای دارند. با تغییر پرسنل از هر طرف ، داشتن یک برنامه انتقال مؤثر که یک تجربه بی وقفه را امکان پذیر می کند بسیار مهم است. 1 SOW باید انتظارات کارفرمایان از یک شریک کارگزار را شناسایی کند.

بانک اطلاعاتی موجودی مزایا

غالباً ، حاکمیت بهتر ، از جمله دسترسی بهتر به داده ها ، یک مورد تجاری اصلی برای استفاده از یک کارگزار جهانی است. با این حال ، در حالی که این یک نیاز اصلی تجارت است ، حتی با وجود یک کارگزار جهانی که پایگاه داده موجودی مزایا را حفظ می کند ، این یک چالش مکرر برای کارفرمایان جهانی است. کارفرمایان فرایند بروزرسانی را بسیار ساده تر از فرآیند اولیه بار داده پیدا کرده اند. با این حال ، یک مشکل اساسی که برای موجودی های بانک اطلاعاتی ذکر شده است ، این است که این پروژه با توجه به سایر خواسته های رقابتی ، اولویت را از دست می دهد. همچنین ، گردش مالی در بین کارمندان منابع انسانی و/یا کارگزاران محلی ممکن است منجر به عدم تحقق بخشیدن به بانک اطلاعاتی حتی وجود داشته باشد. این می تواند یک چرخه کامل سالانه طول بکشد تا پایگاه داده در ابتدا با به روزرسانی های ساخته شده هنگام اجرای تاریخ تمدید بارگذاری شود. کارفرمایان با صحت و محدودیت داده های هزینه موجود در پایگاه داده مبارزه می کنند. به عنوان مثال ، اگر یک کارفرما نیاز به داشتن اطلاعات خاص تر (مانند هزینه شرکت و کارمند در مقابل فقط هزینه کل سود) دارد ، آن را در SOW نشان دهید. لطفاً توجه داشته باشید که برخی از شرکت ها این اطلاعات را در فرآیند RFP درج می کنند.

برای اطلاعات بیشتر در مورد آنچه در محدوده کار باید درج شود ، به بخش بعدی ، مدیریت روابط در حال انجام مراجعه کنید.

چه معیارهایی در تصمیم انتخاب RFP مهمترین است؟

ذینفعان داخلی درگیر ممکن است بخواهند قبل از بررسی هر RFP فرآیند امتیازدهی/کارت امتیاز را شناسایی کرده و با آن موافقت کنند. انجام این کار به طور پیشگیرانه کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که همه طرف های درگیر درک می کنند که چگونه RFP ها را ارزیابی می کنند تا بتوانند معیارها را بر اساس اولویت های مورد توافق ارزیابی کنند. هنگام تهیه پیش نویس RFP، معیارهای کلیدی را در نظر بگیرید (به عنوان مثال، حضور جغرافیایی، هزینه، پایگاه داده موجودی مزایا، پلت فرم فن آوری، همسویی کسب و کار، روابط قبلی، قابلیت های مشاوره) و اطمینان حاصل کنید که شرکت اطلاعات کافی در هر یک از آن حوزه ها را درخواست می کند. قادر به مقایسه و ارزیابی موثر پاسخ ها هستند. این به همه طرف ها اجازه می دهد تا در مورد اینکه کدام مشارکت جهانی را انتخاب کنند، به اجماع برسند.

عناصر کلیدی فرآیند مصاحبه چیست؟

پس از بررسی RFPها، معمولاً ذینفعان داخلی/تصمیم گیرندگان درگیر به فرآیند مصاحبه می روند. در طول مصاحبه، مناقصه گران شواهد و نمونه های حکایتی را به اشتراک خواهند گذاشت. این به عنوان فرصتی برای تیم مصاحبه عمل می کند تا واکنش نشان دهند، سؤال بپرسند و جزئیات بیشتری را در زمینه های مهم برای کارفرما جمع آوری کنند. بخش مصاحبه همچنین به عنوان فرصتی عمل می کند تا اطمینان حاصل شود که چشم انداز، استراتژی و انتظارات بین همه طرف ها، چه در خارج و چه در داخل، هماهنگ است.

• 1 |گروه بازرگانی سلامتایجاد یک استراتژی منافع جهانی سازگار. 22 فوریه 2022. https://www.businessgrouphealth.org/resources/creating-a-globally-consistent-benefits-strategy-intro. بازدید در ۲۵ آوریل ۲۰۲۲.
• 2 |Qui B, Mathieu B, Buckley A. بحث پانل: چگونه راه حل های تامین مالی جهانی می توانند از آینده مزایا حمایت کنند؟استفاده از راه حل تامین مالی برای مهار هزینه و DEI. کنفرانس جهانی راه حل های مزایای کارکنان زوریخ. جرسی سیتی، نیوجرسی28-29 ژوئن 2022.
• 3 |گروه بازرگانی سلامتراهنمای حکمرانی مزایای جهانی. 21 آوریل 2022. https://www.businessgrouphealth.org/resources/global-benefits-goveance-guide. مشاهده شده در 1 ژوئن 2022.
• 4 |گروه بازرگانی سلامتبحث اشتراک کارفرما: مزایای جهانی. 13 مه 2022. https://www.businessgrouphealth.org/en/resources/key-insights-global-benefits-5422. بازدید در 19 مه 2022.
• 5 |گروه بازرگانی سلامتبحث اشتراک کارفرما: مزایای جهانی. 19 جولای 2022. https://www.businessgrouphealth.org/en/resources/key-insights-global-benefits-7622. بازدید در 2 آگوست 2022.
• 6 |گروه تجاری در زمینه سلامت. استفاده از مکانیسم های تأمین مالی برای اجرای یک استراتژی سازگاری جهانی. 22 فوریه 2022. https://www.businessgrouphealth.org/resource/utilizing-financing-mekanisms-to-implement-a-global-consistency-استراتژی. دسترسی به 25 آوریل 2022.
• 7 |گروه تجاری در زمینه سلامت. بحث در مورد اشتراک کارفرمایان: اسیران و سایر مکانیسم های تأمین مالی. 29 سپتامبر 2022. https://www.businessgrouphealth.org/resource/key-insights-global-benefits-9622. دسترسی به 1 اکتبر 2022.
• 8 |گروه تجاری در زمینه سلامت. در سطح جهانی متصل: روی نیروی کار آینده تمرکز کنید. 2021 بینش اجلاس جهانی. گروه تجاری در زمینه سلامت. 5 نوامبر 2021. https://www.businessgrouphealth.org/resource/2021-global-summit-key-insights. دسترسی به 23 ژانویه 2022.
• 9 |گروه تجاری در زمینه سلامت. شکسته شدن مرزها. 2022 بینش اجلاس جهانی. ایالت واشنگتن. 2 آگوست 2022. https://www.businessgrouphealth.org/resource/key-insights-2022-global-summit. دسترسی به 3 نوامبر 2022. < Pan> 6 |گروه تجاری در زمینه سلامت. استفاده از مکانیسم های تأمین مالی برای اجرای یک استراتژی سازگاری جهانی. 22 فوریه 2022. https://www.businessgrouphealth.org/resource/utilizing-financing-mekanisms-to-implement-a-global-consistency-استراتژی. دسترسی به 25 آوریل 2022.